管理者、重要员工

如何解决“会而不议，议而不决，决而不行”的会议困境？
会议迟到现象普遍，除了惩罚没有其他办法，惩罚的效果不佳或不能实施，对迟到已感到无可奈何或默认
与会人员参与程度低，需要发言的时候不能积极发言或发言质量低
如何让会议更加高效，而非浪费时间的罪魁祸首？
如何面对会议中的挑战者？
会议主持人的管理技巧

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一、会议简介


1、会议定义
2、会议类别：
内部会议：董事会、晨会、夕会、头脑风暴会、部门会议（如销售会议、人力资源会议）、年度（季度、月度）总结表彰大会
涉外会议：新闻发布会、新产品发布会、招商说明会


3、会议目的
信息发布与搜集、解决问题、开发创意、激励士气、监督工作进展、协调矛盾。


4、低效会议
1）会议成本的计算
会议时间成本计算、会议直接成本计算、会议间接成本计算
2）低效会议的原因
时间安排不恰当；
地点安排不合适；
开会对象选择不对；
主持人影响力不够；
参会者技能不够；
会议的准备工作不足；
开会目的和结果不明确、
3）低效会议的具体表现
会而不议，议而不决，决而不行，行而不果，果而不验，验而不纠，纠而不改。
会议前
欠缺目标、目标不明确、欠缺议程、与会人选不当(与会者太多或与会者太少)、会议时间不当、开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)、开会通知内容欠周详、会议地点不当、会议场地设备欠佳、与会者无准备而来、未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当、会议不能准时开始、会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦、向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。
会议中
从事交谊活动、外界干扰、与会者发言离题、让没有必要留在会场的人员留在会场、犹豫不决、资料不充足，却贸然决策、少数人垄断会议、与会者不表明真正感受或意见、与会者之间争论、与会者与主持人争论、视听器材发生故障、会议超出预定时间、主持人未能总结会议成果。纪律涣散，士气低落；离题万里或漠不关心；节奏拖拉，时间冗长。
会议后
欠缺会议记录、不能对决议事项进行追踪、不能对会议成败得失进行检讨、未及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组、与会者对会议感到不满。
实案分析：《我参加过的"低效会议"》


5、高效会议的八大特征
必要、及时、充分准备、与会人员合适、高效主持、按预定时间节奏进行、纪律良好、完成会议目标
、只在必要时才召集开会、会议经过了充足准备、拟定和派发了会议议程、与会人员严格遵守会议时间、分工明确、一切按部就班、请了最合适的人参加会议、结束时形成会议评论和归纳、记录了决定、建议和负责人


二、会议流程
是否一定要开会、会议目标的设定、与会者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议场地的布置、会议议程的制定、会议通知的派发、开会前的最后审查、会议准备内容清单
会议纪律
会议标准化


三、会议准备：时间、地点、人员、议题、议程、技术支持、会务（吃住行）、礼品


四、会议主持
谁来做主持人
主持人的权责
开场
节奏
慎说
--不唱独角戏、以与会者接受的方式引导会议进程。
倾听
--眼到、心到、脑到。
巧答
--选择性回答、通过其他参与者回答、清晰地正面作答。
善势
--主流原则、目标原则、亲和原则、凝聚原则。
五、会议决策
保证要有足够的时间、尽量将各类方案穷举、客观评论分析各方案优劣、评估各方案成本和收益率、评估有无资料需补充、征求反对意见、主持人保持中立态度、对方案进行表决、确认方案并再加以修改完善、落实跟踪方案，确定实施负责人和所需各类资源会议决策方法、头脑风暴法、德尔菲法、易地思考法、思路转换法决策的结果、权威决策、少数服从多数、共识决策……一致通过
六、会议干扰
应对会议迟到
应对唠叨型
应对好战型
应对扼杀型
应对强势型
应对干扰型
七、会议纪要
会议纪要与会议记录
八、决议执行
附：调研问题（越早提供越好）
1、贵单位主要的会议有哪些，请简要介绍。
2、贵单位在会议管理中存在的主要问题有哪些？
3、本次参加培训的员工概况（部门、岗位、与会议管理有关的其他）？
4、贵单位期望通过这次培训达到什么样的效果？