一、有效项目管理的重要性


讨论：


1、你是否有过负责的项目最终费用超出预算的情况？你是否有过负责的项目在最终期限之前没有完成的情况呢？请写下发生了什么。





2、当你管理项目时，是否感到紧张，承受了很大压力呢？请写下发生了什么。你最近一次项目管理是否成功呢？为什么？





案例分析：你是一位牛仔，你准备赶着60头牛，经过一段70公里的荒野之路去集市上。下面这些问题都会对你完成任务产生严重影响。下面哪些问题是可以避免的？


1、偷牛贼偷走你的牛


2、你的马丢了一个马蹄铁，然后变瘸了


3、你的水喝光了


4、你在一次沙暴里迷路了


5、几头牛掉下了山谷


6、路途遇到的部落酋长不允许你走过他们的领地


7、你发现你对牛毛过敏


8、你到达了集市，却没有人买你的牛


9、无法避免上述任何事情


说明：你可以有效避免上面所有事情，只要你有足够的远见和谨慎的计划，这对于项目管理是至关重要的。如果项目被准确的定义，有良好的规划和严密的监控，出现问题的可能性就会被降到最低。





视频2，利兹告诉团队必须在28号完成搬迁，但是IT部门没有接到她书面的要求。





项目不能按时完成会带来怎样的后果呢？选择一个或多个答案：


A. 小事一桩，再多些时间就能顺利完成


B. 这会让项目支出超出预算


C. 这会让经理们觉得利兹不称职


D. 这会影响团队日常的正常工作


E. 团队日常工作会照常进行





不能按时完成项目，是个严重问题，在这个案例中就会产生连锁反应：,


1、整个团队都会让人觉得不称职；


2、工作成果降低；


3、项目支出可能超出预算。





为什么不按时完成项目会使项目支出超出预算？请选择最有可能的原因：


A. 需要租用临时设备来维持正常工作


B. 装配工人会收取加班费


C. 利兹要给团队员工发放加班费用


D. 团队成员只呢带薪休假





视频分析


1、项目超时、超出预算引发的问题：


2、浪费更多的时间和金钱；


3、项目实施团队承受压力


4、团队的能力受到质疑


5、超出项目本身的连锁反应





练习：你在动物园工作，要负责把所有两栖动物搬迁到新的展馆。下列哪些问题会导致项目超时，哪些会导致成本超出预算？


超时：


遇到寒冷季节，无法移动热带两栖动物


新展区的净水系统有问题


几位关键员工在搬迁前患感冒，不能上班


超支：


旧馆区漏水严重，需要紧急抢修


地砖数量远远超出了以前的估计


委员会想再买只更棒的鳄鱼在新馆开馆仪式上展示


影响时间和预算的原因往往是相互依存，相互影响的。





利兹的项目既超时，又超出了预算。她事前应该怎么做呢？


A. 要求得到更多尊重


B. 让山姆做更多的工作


C. 让菲娜少做些工作


D. 举行常规进度会议


E. 把明确的的项目计划分为若干任务


F. 花更多的个人时间来工作


出色的机会和出色的团队精神是有效进行项目管理的关键。幸运的是，利兹得到一个意想不到的帮助，在那次项目会议后，她准备晚上加班。。。





阶段总结：


1、有效项目管理的重要性：


2、很多项目会超时和超出预算，这会诱发连锁反应，项目经理可以（而其应该）掌控局面


3、如果要避免发生这些问题，应该：


4、做好项目计划，促进出色的团队合作。





二、确定项目任务


1、在你参与过的项目中，是否有过整个团队对于宏观指标（如最后期限、预算、质量等）毫不关心的情况？这种情况对项目有什么影响？（写下来）


2、在你参与过的项目中，是否有过团队成员对于自己扮演的角色和承担的责任认识模糊的情况？这种状况对项目有什么影响？（写下来）


3、演练：你被要求组织单位的年度歌舞大会，在你开始计划所有事情之前，首先要考虑的关键问题有哪些？


谁将负责招待宴会


什么乐队负责演奏


会有多少人来参加


大会什么时候举行


车站酒店是否会原谅我们去年的岔子，今年还允许我们住进来呢？


舞蹈教练们的车停在哪儿呢


举办大会，我有多少资金可用


我应该找谁来帮我进行组织呢


今年是否还要有免费酒吧呢


说明：在考虑项目细节之前，首先要明确的是项目期限、预算和项目目标，并把这些关键内容告知整个团队。





视频分析


1、利兹把搬迁的具体时间、位置告诉了团队，并且声明自己是项目经理。


2、利兹是否做好了项目计划呢？


是


否


3、找出利兹犯的关键错误：


A. 她根本没有解释清楚要做什么任务以及完成期限


B. 她没有让团队参与进来


C. 她缺少激情


D. 她没能明确自己的角色


4、让团队参与进来的好处：


5、利用每个人的专业知识


6、确保团队成员都充分理解项目


7、发掘潜在的机会


8、找出潜在的问题





9、你认为山姆还是利兹的观点更有根据呢？


山姆：“那样的话情况就复杂了”


利兹：“那只是间办公室，又不是宇宙飞船”


说明：由于这时团队还没有真正看到整个项目的范围，说项目简单还为时尚早。


你不能假定团队具有完成项目所需的知识和技巧。首先要确定完成项目的范围，不仅发现机遇，还要发现可能出现的问题。确定所需的知识和技巧。检查团队是否具备相关知识和技巧。如果有必要，邀请其他专家参与项目。





10、利兹举行的首次会议是否做了所应该做的所有事情呢？


是的，她成功定义了自己在团队中的角色


是的，每个人都知道自己应该在团队中做什么和为什么这么做


不，她没有安排下一次的项目会议


是的，但是会议内容应该形成正式的书面备份





讨论环节


1、在软件模拟中，团队的每个人都在讨论中做出了自己的贡献


邀请大家做出贡献


不要隐瞒问题


给予鼓励


给团队时间来想办法


问题变成机会


团队成员是项目的主人





2、刚刚这个场景，跟先前会议之间的关键区别是什么？


团队明确了自身知识和技巧的局限


大部分团队成员都在讨论中做出了贡献


利兹组织了凯斯造成的消极影响


利兹向大家提出了表扬和鼓励


说明：决定让会计部门和IT部门的代表参与进来





3、下面哪个句子的描述是确定项目任务中的重要一步：


“大家都开始为新办公室制定计划吧”


“把它交给管理层”





阶段总结：


1、确定项目任务应该：


2、让整个团队参与进来


3、发现机会和问题


4、检查是否拥有完成项目所需的知识和技巧


5、如果有必要，需求专家建议


6、将会议内容形成书面文件


7、当利兹遵循这些原则时，项目得益于：


8、整个团队都更积极的参与进来


9、新想法开始出现


10、寻求其他部门的帮助





三、项目规划


讨论：


1、在项目规划阶段，您应该与团队成员讨论那些问题呢？


2、您是怎样把一个项目分解成若干任务的？


3、您是怎样决定完成这些任务的最佳顺序的？是否出现过一个任务受到另一个任务的限制呢？


下面是要做一份奶酪意大利面所需完成的任务，请正确排序。


1、将通心粉放到开水里煮好


2、融化黄油


3、活入面粉


4、慢慢注入牛奶，然后加入奶酪


5、沥干通心粉，浇上酱汁，装盘


要把任务按顺序排列起来，就要知道哪些任务的完成要是受到其他任务的限制，还有每项任务需要的时间。如果您不具备这些知识，就要咨询团队成员。


利兹在规划中忽略了几个重要的内容，选出她做对了的内容：


1、她分配了资源


2、与团队成员就大家的角色和职责达成了一致


3、利兹把整个团队集中起来


4、她设定了进度表





项目规划的要点：


1、为每项任务分配时间资金和人力


2、让团队成员就角色和职责达成一致


3、为项目设定进度表





项目规划会议中的要点：


1、确保关键专家参与


2、探讨任务间的相互作用


3、总结决定





利兹是项目经理，而山姆负责安装新的电脑系统，下列这些工作应该怎么分配给他们两人呢？


山姆的职责：


1、对新系统进行测试


2、调查不同计算机硬件价格的差别


利兹的职责：


1、确保新电脑桌按时安置完成


2、批准新电脑系统的预算


3、尽可能减少新电脑安置完成之前对日常工作的影响





人员的职责的确认没有所谓标准的格式、方法，但是总的原则是通过公开讨论，确定各自在项目中的职责。





你认为进度表的最佳定义是什么？


A. 项目中的一个根本任务


B. 一份团队成员的任务清单


C. 整个项目的截至时间


D. 项目中的一个重要截至时间





一个重要截至时间，往往指向一个必须按时完成的重要任务。里程碑。





经典案例：


你是马戏团经理，你要为2个月后的夏季巡演安排一些工作，其中哪些是进度表任务呢？


1、预约所有演员并确定节目表


2、把小丑的汽车用来为马戏团服务


3、清洗马戏团大帐篷上的发霉印记


4、预定所有的巡演场地


5、把海报和传单送到印刷厂印制


6、联系杂技演员飞利浦一家


说明：进度表任务是主要的，具有截至时间要求的任务。不同于一般任务。


总结：


1、为每个任务分配资源


2、明确每个团队成员的角色和职责


3、设定进度表任务


例如：


山姆的角色：监控新电脑系统的建立


山姆的职责：估价，咨询IT专家，管理安装团队，组织新系统测试


菲娜的角色：设计新的文件系统


菲娜的职责：估价，指定一个计划，设定系统指南，传输旧的文件


凯斯的角色：监控新办公室的装配工作


凯斯的职责：咨询团队对于新办公室的需求，估价，雇佣搬运和装配工人，管理装配工人


利兹的角色：项目经理


利兹的职责：为团队工作创造便利条件，协调相关任务，监控进度表和预算，解决出现的问题。





四、项目实施


1、讨论：想想你曾参与的一个项目。一旦项目开始运作，要使之按计划进行，你要做到的关键任务是什么？请列出3个。


案例：


你要帮助一个朋友举办婚礼，在婚礼前一个星期，你要联络哪些人呢？


教区牧师


摄影师


教堂负责人


发型设计师


鲜花商人


汽车租赁公司


伴郎


伴娘


以上全部





2、就是把计划变为行动


你的项目规划可以使你预测未来


现实不可避免的会与预测不同


在项目实施过程中，通过项目控制来监督和处理出现的改变





3、视频讨论


利兹实施项目时，哪些监控技巧会对她非常有用呢？


每天举行团队全体成员项目例会


每周举行团队核心人员项目例会


每月举行团队全体成员项目例会


每天举行会计和IT部门的项目例会


每周举行会计和IT部门的项目例会


每天单独会见每个团队成员


每周撰写团队报告


在完成每个进度表任务后撰写团队报告





4、监督和控制项目的过程包括：


同时审查项目的多个方面


需要全团队的共同协作


向后看，回顾取得的进展


向前看，展望并推测可能产生的问题


向外看，从更大范围内审视项目进展


想内看，审查团队成员职能（保持乐观情绪）





6、视频讨论


你认为是什么导致了问题的发生呢？


菲娜的布置占了太多的空间


预算中没有足够的资金来支付仓储费用


凯斯和菲娜事前没有沟通信息


凯斯和菲娜出现了优先权问题，并没能就此达成一致


说明：没有有效的沟通，将无法有效解决问题。





凯斯负责的部分会引起整个项目产生很大的连锁反应，那么这对谁影响最大呢？


利兹，项目经理


山姆，建立IT系统的负责人


菲娜，建立新文件系统的负责人





7、视频总结


建立相互支持的团队，是项目经理的职责。在解决问题过程中，不要隐瞒问题，人们有权知道会对他们产生影响的事情。


也许了解情况后，会想出你没有想到的解决办法。





8、视频讨论


当凯斯告诉大家新办公室的装配工作将延迟，利兹做出了怎样的反应？看视频。


你认为利兹的爆发对项目的进展有什么直接影响呢？


凯斯会采取行动解决问题


一股相互指责的风气会掀起，问题将不会被解决


其他团队成员会想出解决凯斯问题的方法


凯斯变得更难于共事，于是利兹解雇了他


利兹为此而精神崩溃





对现实的改进：


团队成员互通信息，大家都了解出现变化的情况


团队可以共同解决问题


团队成员都能预先对可能出现的问题保持警惕


会有更多的时间对出现的问题做出回应





想想这次会议，下面哪些陈述是正确的


正确的：


没人被指责


凯斯清楚的知道该做什么


整个团队都清楚的知道该做什么


错误的：


问题被解决了


问题被隐藏了





9、视频总结：


在项目实施阶段，要建立有效的监控机制


确保团队成员了解项目进展情况


任何人都不隐瞒出现的问题


不要指责，要寻找解决问题的办法，纠正错误





利兹项目的进展：


装配工作在预算内


电脑系统将按时完工


装配工作因地毯不能及时送到而延期


正在寻找另外一个地毯供应商





五、项目评估


想想你曾经参与过的一个项目，是否做了项目实施后的评估？进行项目评估，你会得到什么好处？


你会怎样使项目评估称为一次富有建设性的体验？


请想出3个你通常会用于项目评估的标题





1、你负责实施社区为儿童建设滑冰场的项目。谁应该参与项目实施的评估呢？


每个直接参与到项目实际运作中的人


赞助商代表，他们对项目进行了投资


地方政府代表，他们提供了土地


所有的当地滑冰爱好者


任何想来参加的的人





2、评估为什么重要呢？评估使团队可以：


分析出现的问题


学到导致成功或错误出现的经验


最后期限一过马上评估





3、利兹还应该做什么，可以让评估更有效呢？


把评估做成书面报告，提供给团体员工


在此之前单独征询大家意见


确保上司参加


在会议室或功能厅举行项目评估





4、事先单独征询团队成员的意见：


你可以和团队成员核对一下你掌握的情况是否准确


你会得到更真实的反馈


你会预先了解到可能出现争议的问题


你可以确保每个人都作出贡献


你将对怎样组织评估会议有更清晰的构想





5、为项目评估会议的最佳结构应该是怎样的呢？


逐一询问每位团队成员的看法


提供你掌握的信息，然后问大家还有没有其他问题


很难说，不同的项目有不同的评估方式


回顾项目是如何完成的以及取得了那些成果





6、项目进程


哪些事情进展顺利


哪些事情做的不够好


提出适当的建议


将这些内容写成书面报告





7、经验：


学习可以推广给其他部门或者项目的有益经验


在评估报告中记录这些有益经验


推广你的项目评估报告





8、总结：


项目评估 是十分重要的一步，它是一个分析项目过程并从中总结经验的机会


每位与项目相关的人都应该参加


评估项目实施过程


评估收益


推广经验


把评估内容总结成报告





利兹的项目评估会议总结


项目 顺利进行的原因：团队协作，3D软件，任用专家


项目出现问题的原因：不可靠的装配工人


值得推广的经验：一个成功的办公室搬迁模式





六、总结


课程核心要点


有效项目管理的重要性：


按时完成，不超支预算，完成既定目标，减轻人们的压力


有明确的项目任务：


让整个团队参与，检查是否有具有完成项目的技能，做是书面记录


通过咨询团队成员的意见完成项目规划，分配资源，就角色和职责达成一致，设置进度表


项目实施：


使整个团队帮助你监控项目进程


使每位团队成员了解情况


鼓励每位团队成员及时提出遇到的问题


要纠正错误而不要指责他人。


项目评估


评估项目进度


评估有益的经验


把评估总结成书面报告